Uzaktan Çalışmanın En Büyük Zorlukları İle Bunların Üstesinden Nasıl Gelineceği

Artık hepimiz uzaktan çalışmanın faydalarını biliyoruz. İşe gidip gelmek üzere hazırlık yapmak, ulaşım sağlamak, iş ortamına ulaşmak ve mesai bitiminde tekrar aynı adımları yaşamak gibi canınızı sıkacak süreçler yok. İş yerinizde omzunuza asılı hiçbir yönetici veya iş arkadaşınız yok. Öğle yemeğinizin ofis buzdolabında tadına bakan kimse yok.

Ancak artık COVID-19 salgınının bizi evden çalışmaya zorlamasının üzerinden birkaç yıl geçtiğine göre, bunun zorluklarına da biraz daha aşinayız. Hepsi gökkuşağı ve tek boynuzlu atlardan ibaret değil. Yapılan bir ankete katılan çalışanların %50’sinden biraz fazlasının tamamen uzaktan çalışmak istemesine rağmen, aynı zamanda daha uzun saatler çalışmaya, daha zayıf işbirliğine ve ara sıra dikkat dağınıklığına karşı daha savunmasız olduklarını ortaya çıkarmıştır.

Harika haber şu ki, bu zorlukların hepsinin çözümleri var. İster uzaktan çalışmayı düşünüyor olun, ister şu anda uzaktan çalışıyor olun, bu zorluklarla doğrudan karşılaştığınızda daha mutlu ve daha üretken olacaksınız. İş-yaşam dengesini korumaktan, evden çalışırken yalnızlıktan kaçınmaya kadar her konuda tavsiyelerini almak için uzaktaki birkaç çalışanla sohbetimizde; çok fazla çalışmaya meyilli oldukları, iş öncelikli bir ev yaşamına odaklandıkları, elektrik – su kesintisi gibi zorunlu kesintileri yaşayabildikleri,  yalnızlık ve iletişim sorunları yaşadıkları, teknolojik sorunlarla başa çıkmakta zorlandıkları, sağlığı olumsuz etkileyen çeşitli alışkanlıklar edindikleri ortak yakınmalar olarak dile getirildi.

Çok Fazla Çalışmak…

Pandemiden önce birçok yöneticinin uzaktan çalışmaya şüpheyle yaklaşmasının nedenlerinden biri, çalışanların bu fiziksel, şahsen gözetim olmadan gevşeyeceğinden korkmalarıydı. Ancak elde edilen deneyimlerle artık gerçeğin tam tersi olduğunu biliyoruz. Görüldü ki, kişisel yaşam ile iş ortamı aynı yerde olduğundan ve insanları onu da yapayım, bunu da yapayım istekliliğinden dolayı uzaktan çalışanların iş performansları veya daha fazla çalışma olasılıkları daha yüksek. İş gününün ne zaman başladığı, ne zaman biteceği konusunda iş ve ev arasında kesin bir çizgi oluşturmak zordur. Özellikle kendi işi için çalışanlarda hiç bitmeyen bir hizmet veya satış modunda olmak ve buna bağlı daha yorucu bir hayat yaşamak da olasıdır.

Bugün Otomatikleştirmeniz Gereken 5 Kural…

Uzaktan çalışan ekiplerin üyeleri; mola vermeyi, işi makul bir zamanda durdurmayı ve hatta ne zaman mola vermek için makul bir zaman olduğunu bilmeyi hatırlamakta zorlandıklarını itiraf etmektedirler. Ayrıca uzaktan çalışanlar gün içi mesailerini tamamladıktan sonra bile bilgisayar mesajlarını kontrol etmek üzere bilgisayarlarına geri dönmek istediklerini, bunu gece boyunca bile yapabildiklerini ve aslında istenmeyen bir oturuma dönüştürdüklerini ifade etmektedirler. Evden çalışanlara iş sonsuzmuş gibi gelebilmektedir ve her zaman yapılacakların söz konusu olduğunu duyumsamak kaçınılmaz olabilir. Çünkü yaşanan yer ofisiniz, ofisiniz evinizdir. Bu farkındalık bazen eşleri birbirlerini veya ebeveynlerin çocuklarını ihmaline kadar varabilir.

Aşırı Çalışmaktan Nasıl Kaçınılır…

Mola vermek, net başlangıç ​​ve bitiş saatleri belirlemek için kendinizi koşullandırmanız gerekebilir. Aksi takdirde tükenmişlik riskiyle karşı karşıya kalınabilir. Bu kararı almanıza ve uygulamanıza yardımcı olabilecek birkaç önemli husus var;

Kendinizi evdeki ofisinizden çıkarmak için takviminizde günün sonuna planlamalar ayarlayın. Belki spor salonuna gitmek ya da market alışverişine gitmek ya da yürüyüşe çıkmak için bir “planlama” olabilir. Belki şu anda okuduğunuz kitabın bir sonraki bölümünü okumak için bir planlamada olabilir.

Benzer şekilde, çalışmanıza zaman zaman ara vermek için hatırlatıcılar ayarlayın. Örneğin; yürüyüşe çıkmak için yinelenen bir günlük yapılacaklar listesi oluşturulabilir. Her saat başı saati duyurmak için macOS’taki saat ayarları kullanılabilir ve bu saat başları çalışana su içmeyi ve mutfağa gidip yeniden su almayı hatırlatabilir.

Uzaktan çalışmada ekran başından ayrılırken ekibinize ve ekip yöneticisine açık olmak çok önemlidir. Bilgisayarda dışarıda olunduğunu gösteren pozisyon bildirimini açık tutarak, çalışanın dışarıda olduğunun bilgisini her an erişilebilir tutmak mümkündür ve bu süreçte bilgisayarın gerçekten kapalı tutulması gerekmektedir.

Uzaktan çalışanın kendine çalışma alanında fiziksel sınırlar oluşturması da önemlidir. En iyisi, evde ofis olarak adlandırılacak, çalışılmadığında kapısının kapalı, hatta kilitli tutulabileceği alanlar oluşturulabilir. Evde özel bir ofis alanı yoksa, iş bittiğinde dizüstü bilgisayarını gözden uzak bir yere koymak kadar basit bir şey bile, tekrar oturum açma isteğinden kaçınmaya yardımcı olabilir. Ya da odanın bir kısmını iş için ayırma denenebilir, böylece ayrı bir alanmış gibi hissiyat oluşturulabilir. Mesai saatlerinden sonra işe geri dönmemek için kişisel telefondaki ve bilgisayardaki bildirimler kapatılabilir.

İşe Öncelik Vermek…

Uzaktan çalışanların zaman yönetimi konusunda kendi kedilerini motive etmeleri gereklidir. Çünkü onların işi için zamanlarını yöneten ve gözden kaçıracaklarını öncelikle kontrol edecek kişiler kendileridir. Her çalışan kendi programına bağlı kalmak ve yapılacak işlerini yönetmekte zorluk çekse de, bu özellikler farklı şehirlerdeki çalışanlar ve daha esnek, serbest biçimli olan uzaktan çalışanlar için daha zordur. Tüm çalışanlar için kendi iş içeriğini yönetmek kurumdaki iş içeriğine uyum sağlamaktan daha zordur. Ancak iş mola saatlerini ayarlayarak sevilen bir tv programını izlemek, mutfağı temizleme, evde evcil hayvan varsa onu yürüyüşe çıkarmak gibi ihtiyaçlarda karşılanabilir.

En Önemli İşi Yaptığınızdan Nasıl Emin Olabilirsiniz…

Her gün yapmayı planladığınız görev sayısını sınırlayın. Gereksiz zaman kaybına neden olan görevlerden kaçının ve hangi görevleri öncelikle, her gün hangi miktarlarda yapacağınızı planlamaya çalışın. Dikkat dağıtmayı sınırlayan araçları kullanabilirsiniz. İşe odaklanılmasına yardımcı olacak araçlardan birini denemek iyi bir başlangıç olabilir.   Zamanınızı değil, enerjinizi yönetin. İnsanlar düşük enerji sırasında kendilerini değil, pratiklerini zorlayarak gelişirler. İnsanların enerjisi gün içinde artıp azalış gösterebilir. O nedenle günün farklı saatlerinde işinize ne kadar odaklanabileceğinize göre görevlerinizi üstlenin.

İşinizi Kesen Günlük Rutinler…

Aileniz, evcil hayvanlarınız ve/veya kapı zili çalması gibi günlük rutin yaşanabilecekler yapılan işin kesintiye uğramasına neden olabilir. İyi haber şu ki, evden çalışırken iş arkadaşlarınızın masanıza uğraması ve ofisteki diğer kesintiler önlenmiş olur (Bugün birinin doğum günü! Haydi dinlenme odasında vasat bir pasta yiyelim!). Kötü haber şu ki, ister kargo teslimat görevlisinin imzanıza ihtiyacı olsun, isterse de habersiz gelen kayınvalideniz olsun, muhtemelen başka türlü kesintiler ve dikkat dağıtıcı şeylerle uğraşmak zorunda kalabilirsiniz. Sizi görebildiklerini ama oynamaya müsait olmadığınızı anlamayan çok küçük çocuklarınız varsa bu özellikle zordur. Tekrar tekrar “hayır, şu anda zamanım yok” demek acı vericidir. Evden çalışmada ailenin sizi rahatsız etmemesi için konferans görüşmeleri yapmak için iyi bir yer bulmak” da sorun olabilir.

Evde kesintilerle nasıl başa çıkılır?

Ailenizden, evcil hayvanlarınızdan, teslimatçılardan ve komşularınızdan kaynaklanan kesintileri önlemenin hiçbir yolu yoktur ve bazen de sizi rahatsız etmemeleri gereken durumlar olabilir. Örneğin; köpeğinizin gerçekten dışarı çıkarılması veya çocuğunuzun yaralanması gibi durumlar yaşanabilir. Ancak ne tür kesintilerin uygun olduğu ve hangilerinin bekleyebileceği konusunda net olmak önemlidir. Bunlara ek olarak; odak modunda olduğunuzu başkalarının bilmesini sağlayacak bir tür sinyal ayarlayın. Belki kapınızda ya da kulaklığınızı taktığınızda rahatsız etmeyin işareti vardır. (Ya da belki de kapıyı kilitlemeniz ve evde yokmuş gibi davranmanız gerekir.)

Kesintilerden kaçınmanın sizin için neden önemli olduğunu, bunların konsantrasyonunuzu bozduğunu ve işinizi on kat zorlaştırdığını diğer insanlara açıklayın. Küçük çocuklar için, yalnızca uykudayken çalışmayı planlamıyorsanız, çocuk bakımı için bir görevli almak bir zorunluluktur. Çocuklarınızı ve sevdiklerinizi kendi kendilerine yetebilmeleri ve kendilerini meşgul edebilmeleri için eğitin. Sözünüzün kesilmesi sinir bozucu çünkü makasın nerede olduğunu bilen tek kişi sizsiniz. Tutarlı çalışma saatlerini koruyun. Programınıza sadık kalın ve iş sırasında çağrılara cevap vermeyin. Her şey başarısız olursa ortak çalışma alanından, kütüphaneden veya kafeden çalışmayı deneyin.

Yalnızlık ve İnsan Etkileşiminde Eksiklik…

Uzaktan çalışırken evde yanınızda aile üyeleriniz yoksa izolasyon sorunuyla karşılaşabilirsiniz. Bütün gün evden çalışma alışkanlığını edinmek, ardından günün geri kalanında ve bazen de sonraki günlerde evinizde kalmak çok kolaydır. Paylaşımlı ofislerde çalışan insanlar, doğaçlama etkileşim anları yaşarlar ve hatta belki birlikte yemek ya da iş sonrası kahve sohbetlerini paylaşırlar. Uzaktan çalışanlar mı? Çoğu zaman ofiste çalışıldığı zamanki ofis arkadaşlarıyla da eş zamanlı olmayan bir şekilde çalışmak durumundadırlar ve bazen evde sohbet arkadaşı belki de evdeki bitkiler bile olabilir.

Evden Çalışırken Kendinizi Nasıl Yalnız Hissetmezsiniz?

Özellikle uzaktan çalışmaktan hoşlanmanızın nedenlerinden biri çok fazla insanın yanında olmaktan uzaklaşmaksa, bu pozisyona alışmak kişi için çaba gerektirecektir. Bu bir denge kurmakla ilgilidir. Eğer yapabiliyorsanız, birkaç saat çalışarak, ardından bir veya iki saatinizi arkadaşlarınızla öğle yemeği gibi evinizin dışında sosyal bir şeyler yaparak geçirerek ve ardından işe geri dönerek programınıza sosyal molalar eklemek iyi bir fikir olabilir. Sadece dışarı çıkıp karşıdaki kişiyle sohbet ederken bir şeyler atıştırmak bile canlandırıcı olabilir.

Bazen ortak çalışma alanlarında veya kafelerde çalışmayı denemek iyi bir fikir olabilir. Böylece en azından hala toplumun bir parçası olduğunuzu hissetmeniz mümkün olacak. Bazen dışarıda bir kafede kahve içme isteğinizi karşılarken, kafede çalışan insanlarla arkadaşlık kuracağınızı da görebilirsiniz. Yerel gruplara veya organizasyonlara katılma konusunda daha istekli olmakta iyi bir tavsiyedir. Buluşmalar ayarlayın, konferanslara katılın ve mutlu saatler geçirin veya şehrinizin eğlence merkezinde bazı deneyimler yaşayın.

İletişim Sorunları ve Döngünün Dışında Kalmak…

İletişimin uzaktan çalışan bir ekip için neden çok önemli olduğunu ve bunun neden bu kadar zor olduğu bilinen bir gerçektir. İletişiminizin büyük kısmı e-posta ve benzeri bir yolla gerçekleştiğinde, herkes aksi yönde elinden gelen çabayı göstermediği sürece, kötü duyguların ortaya çıkması kaçınılmaz olabilir. Göz açıp kapayıncaya kadar ya da belirli bir ses tonuyla daha başlangıçta ortadan kaldırılabilecek küçük yanlış anlamalar, kartopu hızında gerçekleşebilen bir dramaya dönüşebilir.

Ekibinizin bir kısmı ofiste çalışıyor ama siz çalışmıyorsanız iletişim sorunu daha da karmaşık hale de gelebilir. Başkalarının siz olmadan toplantı yapması ve karar vermesi konusunda kendinizi paranoyak hissedebilirsiniz, muhtemelen bunda haklı da olabilirsiniz. Şirket uzaktan çalışanlar için bir katılım kültürü oluşturmadığı sürece, gözden ve gönülden uzakta olmak kaçınılmazdır. Tek gerçek çözüm, mümkün olduğu kadar çok iletişim kurmak, yanlış anlaşılma olabilecek her şeyi açıklığa kavuşturmak ve konuşurken proaktif olmaktır.

Teknolojideki Aksaklıklar…

Hiçbir şey uzaktaki bir çalışanı internet kesintisi kadar korkudan titretemez ya da belki bilgisayarınız bozulduğunda her ikisi de çözmeniz gereken problemlerdir. Yeterli bir internet bağlantısı olsa bile, video konferans uygulamaları her zaman güvenilir değildir, bu nedenle sanal toplantılar hayal kırıklığı yaratan bir egzersiz olabilir. İçinizin rahat olması ve işinizde gecikmelerin önlenmesi için bir yedekleme planı mutlaka olmalıdır. WIFI gibi bir mobil erişim noktası cihazı veya internet paylaşımına izin veren bir cep telefonu planı, internetiniz kesildiğinde sizi kurtarabilir. Yedek bir bilgisayar, hatta Bluetooth klavyesi ve faresi olan bir tablet, bilgisayarınızı tamir edene kadar gününüzü geçirmenize yardımcı olabilir.

Kötü Sağlık Alışkanlıkları

Bilgi işi, ofisiniz nerede olursa olsun, oturarak yapılan bir çalışma olma eğilimindedir. Ancak evdeyken kötü alışkanlıklara kapılmak daha kolaydır. Öncelikle evde buzdolabı var, yemeğiniz yalnızca yirmi adım uzaktayken bütün gün atıştırmamak zor olabilir. Ya da benim gibi siz de tam tersi bir sorunla karşılaşabilirsiniz: Ortak öğle yemeği molaları olmadığında yemek yemeyi unutabilirsiniz. Aşırı çalışıldığında egzersiz de bir kenara bırakılabilir ve dışarı çıkmayı unutabilirsiniz. Uzaktan çalışanlar yeterli D vitamini almayabilir. Bunun için de sihirli bir hap yok. 

Evden çalışırken sağlık alışkanlıklarınız konusunda daha dikkatli olmanız gerekir. Salata yemek veya yoga yapmak için takviminizde veya yapılacaklar uygulamanızda kendinize hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz. Alternatif olarak egzersiz yapabileceğiniz sabit bir bisiklet veya bir egzersiz ekipmanı edinebilirsiniz, yürüyüş için bir yürüme alanı oluşturabilirsiniz, böylece aramalar arasında kardiyo egzersizi bile yapabilirsiniz.

Uzaktan Çalışma Zorlu Bir Süreçtir Ama Buna Değer

Yukarıdaki zorluklara rağmen, neye karar verdiğinizi anladığınız ve bu yaygın sorunları çözebildiğiniz sürece, uzaktan çalışma çok ödüllendiricidir. Azimle çalışırsanız esnekliğin, özerkliğin, en iyi ortamınızda çalışma şansının, daha yüksek üretkenliğin ve belki de iş dışındaki bir yaşam için daha fazla zamanın tadını çıkaracaksınız.

Özetle uzaktan çalışmak, hayatınızın kontrolünün sizde olduğunu hissetmenizi sağlayabilir ve hem iş, hem de ev görevlerini planlamak için size daha fazla zaman verebilir. Bu başarı duygusu verir ve çalışanların daha üretken olmasını sağlar. Uzaktan çalışırken trene yetişmek ya da trafikte oturmak için aceleniz yok,  dosyalarınızı veya dizüstü bilgisayarınızı taşımanıza gerek yok, ihtiyacınız olduğunda mola verebilirsiniz, stresli ofis politikaları yok.

Uzm. Dr. Sinan İbiş